AVISO DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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Con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y Decreto único Reglamentario 1074 de 2015 (en conjunto “Ley 1581”), y demás normas, DLC COLOMBIA S.A.S. y DALUCA INTERNATIONAL HK LIMITED (en conjunto la “Compañía”) actúan como responsables de los datos personales recolectados de conformidad con la definición incluida en la Ley 1581. El envío voluntario de su información de contacto mediante los canales de correo electrónico, formularios web, links de registros y demás creados con el objetivo de captación de datos constituye para la Compañía una manifestación inequívoca, la cual no admite duda o equivocación, y que nos permite concluir de forma razonable que usted otorgó su AUTORIZACIÓN previa, expresa e informada y consentimiento explícito para el tratamiento de los datos personales allí contenidos por parte de la Compañía. 

Para mayor información en cuanto al tratamiento lo invitamos a consultar la Política de Tratamiento de Información aplicable disponible en www.dlc.com.co  o enviando un correo electrónico a mercadeo@dlc.com.co.

Sus datos personales serán tratados bajo principios de seguridad y confidencialidad aplicables, con el propósito de ser incluidos en nuestras bases de datos. 

La presente autorización se hace extensiva a quien represente los derechos de la Compañía, a quien éste contrate su ejercicio, o al cesionario de derechos, obligaciones o posición contractual. 

La presente autorización permanecerá vigente, hasta tanto sea revocada de acuerdo a la ley. 

Usted puede ejercer en cualquier momento los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los Datos Personales, así como a solicitar prueba de la autorización, revocarla, y presentar reclamos ante el responsable o iniciar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Lo invitamos a conocer la Política de Tratamiento de Información con el procedimiento para el ejercicio los derechos, disponible a su solicitud. Cualquier requerimiento, solicitud de supresión de datos, y ejercicio de derechos, entre otros, por favor contactarnos al siguiente correo mercadeo@dlc.com.co

Cordialmente;  

DLC COLOMBIA  S.A.S - DALUCA INTERNATIONAL HK LIMITED  
Domicilio: Cr. 15 # 93a – 86 Oficina 204  
Bogotá – Colombia 

DLC COLOMBIA S.A.S. con razón social en Colombia y Daluca International HK Limited en la ciudad de Hong Kong es una entidad privada creada con el objetivo de prestar servicios profesionales de comercio exterior  que se encuentra comprometida con la protección del derecho constitucional que tienen todas las personas de conocer, actualizar, rectificar o suprimir los datos personales que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos, y los demás derechos, libertades y garantías a que se refieren la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, mediante las cuales se establece el Régimen General de Protección de Datos Personales, implementa las presentes políticas generales para el tratamiento de los datos de empleados, entidades públicas y privadas, aliados estratégicos, proveedores, contratistas o cualquier tercero que haga parte de su base de datos. 

DLC Colombia S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, de conformidad con el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, adopta y hace público a todos los interesados el presente manual para el cumplimiento con la legislación correspondiente a la protección de datos personales. 

PRIMERO – Ámbito de Aplicación: Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicarán a DLC Colombia S.A.S incluyendo la territorialidad alcanzada por los colaboradores internos que se encuentran distribuidos a lo largo del país sin perjuicio de nuevas sedes futuras a las que se someterán lo dispuesto en este documento. Los presentes artículos aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación de los servicios de DLC Colombia S.A.S. 

DLC Colombia S.A.S. se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos. 

SEGUNDO – Definiciones: Para los efectos del presente manual, se entiende por: 

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 
• Dato personal: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. 
• Dato público: Es el dato que la ley o la constitución política determina como tal, como todos aquellos que no sean semiprivados o privados. 
• Dato semiprivado: Es el dato que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas. 
• Dato sensible: Es el dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación. 
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí mismo o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. 
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. 
• Transferencia: La transferencia de datos tienen lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del país cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 

TERCERO – Principios: En el desarrollo, interpretación y aplicación del presente manual, se aplicarán los siguientes principios: 

1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: el tratamiento a que se refiere el presente manual es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.  
2. Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular  
3. Principio de libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso o informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o que en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.  
4. Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales incompletos, fraccionados o que induzcan a error.  
5. Principios de transparencia: En el tratamiento de garantizar el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o el encargado del mismo, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.  
6. Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente manual, la ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en el presente manual y la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme al presente manual y la ley. 
7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable del tratamiento o encargado del mismo a que se refiere el presente manual, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.  
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligados a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna labor que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ellos corresponda a desarrollo de las actividades autorizadas en el presente manual, la ley y en el término de los mismos.  

CUARTO – Tratamiento y finalidad de la recolección de datos: DLC COLOMBIA S.A.S recolecta, almacena, usa y administra datos personales de sus clientes, contratistas, empleados, proveedores, entre otros, cumpliendo con los principios que hace referencia el presente manual y la ley. Los datos recolectados se usarán con propósitos estadísticos, fidelización de clientes, actualización de datos, convocatoria a concursos y/o eventos, y otras actividades, análisis de tendencia, divulgación de encuestas de opinión u otras relevantes de acuerdo al objeto de la compañía, evaluación de los servicios prestados, gestión para la celebración de contratos, y en general, demás fines comerciales y estudios de técnica útiles, para la promoción de servicios de DLC COLOMBIA S.A.S. 

DLC COLOMBIA S.AS. dará tratamiento a los datos personales de acuerdo a su tipo o categorización de la siguiente forma: 

• Datos Públicos: DLC COLOMBIA S.A.S advierte que, trata sin previa autorización del titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos, estos últimos por tratarse de una función pública reglada reconocida por la ley. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en el presente manual, la ley y demás normas que regulen esta materia. 
• Datos sensibles: DLC COLOMBIA S.A.S el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. 

DLC COLOMBIA S.A.S utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando: 

• El titular de los datos sensibles ha autorizado expresamente el tratamiento, salvo cuando por ley no se requiera el otorgamiento de dicha autorización. 
• El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización. 
• El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial; 
• El tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro de procesos de mejora; este último, si se toman las medidas que llevan a la supresión de identidad de los titulares o el dato de este disociado, es decir, el dato sensible se separa de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos sensibles. 

En adición a lo anterior, DLC COLOMBIA S.A.S. cumple con las siguientes obligaciones: 

• Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. 
• Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de autorización para la recolección de datos personales, cuáles datos del tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso. 
• No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo). 

Así mismo DLC COLOMBIA S.A.S se acoge a la regla general según la cual el tratamiento de datos sensibles está prohibido por la ley, salvo en los siguientes casos: 

• Cuando el titular ha autorizado expresamente el tratamiento. 
• Cuando por ley no sea requerido el arrogamiento de dicha autorización. 
• Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular. 
• Cuando el tratamiento sea efectuado por una fundación, ONG, asociación o cualquier organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical. 
• El tratamiento sea necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 
• El tratamiento obedezca a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los titulares. 

QUINTO – BASE DE DATOS: DLC COLOMBIA S.A.S ha clasificado sus bases de datos de la siguiente manera:  

1. Base de datos de clientes: Son las bases de datos manuales o automatizadas que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales, las cuales de manera voluntaria y con el ánimo de suscribir servicios con la entidad, adquieran la calidad de Clientes con el fin de acceder a derechos, prerrogativas y servicios que otorgan esta condición.  
2. Base de datos de empleados: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales que se vinculan laboralmente a la compañía, cuyo tratamiento de datos tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos se registra información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá de previa autorización por el titular. En ningún caso DLC Colombia S.A.S dará tratamiento a los datos sensibles o de menores sin previa autorización.  
3. Base de datos de contratista y proveedores: Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las personas naturales, jurídicas de carácter público, privado y sensible que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las relaciones contractuales estipuladas por la compañía para la adquisición de servicios y bienes demandas por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas de sus funciones.  
4. Bases de datos para la comercialización: Son las bases de datos manuales o automatizadas, que se encuentran estructuradas, y que contienen datos de naturaleza pública y privada de personas jurídicas o naturales, cuyo tratamiento tiene como finalidad brindar información de los productos y servicios prestados por la compañía. El tratamiento de estos datos requerirá autorización previa e información de las finalidades de su tratamiento. 

SEXTO – MECANISMOS DE OBTENCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN: DLC COLOMBIA S.A.S. requerirá del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular para la recolección, almacenamiento, uso o circulación de datos personales de este último. Para ello DLC, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, conservará prueba de la autorización otorgada por el titular, la cual estará disponible para verificación por parte de este último en cualquier momento. 

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización la generará DLC y se pondrá a disposición del titular con antelación y previa al tratamiento de sus datos personales. 

DLC Colombia S.A.S. utilizará los mecanismos actuales, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros técnicos o tecnológicos idóneos sobre cuándo y cómo obtuvo autorización de los titulares de datos personales para tratarlos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. 

En cualquier caso, la autorización debe darse el titular y en esta se debe verificar que este conoce y acepta que DLC recoja y utilice la información para los fines que se le indicarán previa al otorgamiento de la autorización. La autorización solicitada por la DLC deberá incluir:  

1. Responsable del tratamiento.  

2. Datos que se recopilan. 

3. Finalidad del tratamiento de los datos.  

4. Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular.  

5. Se debe indicar si los datos que se pretende recopilar son datos sensibles y en este caso indicar expresamente al titular que no se encuentra obligado a autorizar su tratamiento.

No será necesaria la autorización del titular cuando se trate de los siguientes datos personales:  

1. Datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, como registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.  

2. Datos relativos al estado civil de las personas.  

3. Datos referidos a la profesión u oficio.  

4. Datos sobre la calidad de comerciante o servidor público.  

SEPTIMO – DERECHOS DEL TITULAR: DLC COLOMBIA S.A.S. reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos:  

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante DLC. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a DLC salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el tratamiento según lo establecido en la ley. 
• Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales. 
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. 
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la constitución. 
• Acceder gratuitamente a sus datos personales que se hayan tratado. 

OCTAVO – DEBERES DE DLC COLOMBIA S.A.S. COMO RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN: 

DLC atenderá los deberes previstos para los responsables y encargados del tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber: 

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. 
3. Informar debidamente al titular sobre el fin de la recolección y los derechos que le asisten por la autorización otorgada. 
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 
5. Incluir en sus bases de datos de tratamiento de datos personales solo información suministrada que sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
6. Actualizar la información, según las novedades respecto a los datos previamente suministrados y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada por el titular se mantenga actualizada. 
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta. 
8. Incluir en sus bases de datos datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado según lo previsto en la ley y en estas políticas. 
9. Exigir el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. 
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley y en el presente documento. 
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. 
12. Cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, o ante la Superintendencia de Industria y Comercio, incluir una leyenda sobre los datos en discusión que evidencien que existe una reclamación sobre los mismos. 
13. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. 
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 
15. Abstenerse de circular información que este siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio. 
16. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 
17. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presente violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. 
18. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

NOVENO – CONSULTA DE INFORMACIÓN: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos, sea esta del sector público o privado. DLC deberá suministrar a estos toda la información del registro individual o vinculada con la identificación del titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por DLC, siempre y cuando se pueda mantener prueba de ésta. 

Mediante comunicación escrita o por correo electrónico podrá: solicitar información acerca de los datos personales que reposen en la base de datos que maneja DLC y ejercer los demás derechos previstos la ley. 

La Dirección de Mercadeo será el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato, y revocar la autorización. 

En todo momento, el titular de los datos podrá recurrir al área mencionada para ejercer sus derechos: conocer, actualizar, rectificar y suprimir información, y revocar la autorización del uso de sus datos, según lo previsto por la ley. Para lo anterior, podrá comunicarse directamente con el área encargada de la atención de peticiones, consultas y reclamos, enviando su solicitud por escrito al correo electrónico:

mercadeo@dlc.com.co

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas, de conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013: a. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente. b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. c. Por el representante o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. d. Por estipulación a favor de otro o para otro. 

• La solicitud deberá incluir los siguientes datos: 
• Nombres y apellidos. 
• Tipo de documento. 
• Número de documento. 
• Teléfono. 
• Ciudad. 
• Correo electrónico. 
• Asunto. 

Para la atención de las solicitudes presentadas por los titulares o personas legitimadas, el término será de máximo diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el requerimiento dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, con expresión de los motivos de la demora y con indicación de la fecha en que se atenderá su consulta, la cual, en ningún caso, podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. 

DÉCIMO - VIGENCIA:  Las políticas contenidas en el presente manual tiene vigencia desde el 01 de enero del 2022.  

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